Эффективное управление проектами в бюро переводов. Как это сделать хорошо?

Работа менеджера проектов иногда игнорируется или недооценивается. В конце концов, конечный результат, то есть идеальный перевод, это то, что действительно имеет значение. Однако, чтобы подготовить перевод хорошего качества и своевременно отправить документы клиенту, кто-то в офисе должен об этом позаботиться.

Управление проектами – как это сделать хорошо?

Задачи менеджера проектов включают в себя инициирование проекта, его планирование и подбор нужных людей для работы над ним. Лицо, управляющее заказом, должно назначить индивидуальные задачи подрядчикам и контролировать их работу. Менеджер проектов обязан мотивировать всю команду для достижения поставленной цели, что, в случае бюро переводов, означает своевременную доставку перевода. Более того, менеджеры проектов должны обладать как сложными навыками, связанными с управлением временем и организацией работы, так и такими умениями как вести переговоры.

Менеджер проектов в переводческой отрасли

Лицу, ответственному за управление проектами в бюро переводов, необходимы навыки, связанные с планированием, назначением и выполнением задач. Кроме того, менеджер проектов в бюро переводов должен знать как минимум два иностранных языка (предпочтительно, языковые пары, на которые приходятся большинство заказов от клиентов). Они также должны уметь использовать инструменты CAT и другие системы, облегчающие работу переводчиков. Менеджер проектов в бюро переводов также должен быть знаком с инструментами оптимизации работы и уметь пользоваться системами управления переводами (TMS).

Что еще можно ожидать от хорошего менеджера проектов в переводческой отрасли? Лицо, претендующее на эту должность, должно продемонстрировать отличные навыки планирования бюджета и управления. Оно также должно иметь возможность беспрепятственно общаться с сотрудниками бюро и сотрудничающими переводчиками. Более того, менеджер проектов должен заботиться о деталях и уметь находить несоответствия или ошибки.

Project manager’s tasks – how to make their work easier

Работа в качестве менеджера проектов в бюро переводов предполагает целый ряд обязанностей. Он должен не только сотрудничать с потенциальными клиентами, обрабатывать их запросы и контролировать выполнение проекта, но также готовить документы для перевода и искать партнеров. Роль менеджера проектов заключается в том, чтобы назначать переводы выбранным внештатным переводчикам или сотрудникам, поддерживать их на каждом этапе перевода и проверять их работу. В конечном итоге именно менеджер проектов, а не переводчик, отвечает за предоставление идеального перевода заказчику. Как улучшить работу менеджера проектов, чтобы предоставлять клиентам еще более качественные переводы и всегда в срок?

В настоящее время более крупные бюро переводов используют удобные системы TMS, такие как Space TMS. С помощью инструмента управления переводами часть работы менеджера проектов автоматизирована. Ответственное за проект лицо больше не должно вручную искать переводчиков и назначать их для данного заказа – система сделает это автоматически. То же самое касается подготовки документов к переводу. Приложение TMS «извлечет» из документа текст, который требует перевода, и преобразует его в удобный формат. А когда готовый перевод будет наконец доставлен заказчику, система автоматически сгенерирует счет-фактуру. Работа менеджера проектов в бюро переводов, использующем систему TMS, заключается прежде всего в мотивации команды, налаживании контактов с клиентами и формировании имиджа компании. Современный менеджер проектов в бюро переводов фокусируется, в частности, на анализе и управлении данными. Менеджер проектов проверяет эффективность работы TMS в бюро и эффективность использования ее переводчиками.