Effektives Projektmanagement in einem Übersetzungsbüro. Wie macht man das am besten?
Die Arbeit eines Projektmanagers wird manchmal unterschätzt oder missachtet. Letztendlich ist das Endergebnis, also die ideal ausgeführte Übersetzung, das, worauf es wirklich ankommt. Um jedoch eine qualitativ hochwertige Übersetzung vorzubereiten und die Dokumente rechtzeitig an den Kunden zu schicken, muss sich jemand im Büro darum kümmern.
Projektmanagement – wie macht man das am besten?
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers zählen die Initiierung des Projekts, die Planung und die Auswahl der richtigen Personen, die daran arbeiten sollen. Die Person, die einen Auftrag verwaltet, muss die einzelnen Aufgaben an Auftragnehmer vergeben und deren Arbeit kontrollieren. Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass das gesamte Team zum Erreichen des gesetzten Ziels motiviert wird, was im Falle eines Übersetzungsbüros die rechtzeitige Lieferung der Übersetzung impliziert. Darüber hinaus müssen Projektmanager sowohl harte Faktoren wie Zeitmanagement und Arbeitsorganisation als auch weiche Faktoren wie das Verhandlungsgeschick beherrschen.
Projektmanager in der Übersetzungsbranche
Die Person, die in einem Übersetzungsbüro für die Verwaltung von Projekten verantwortlich ist, benötigt die notwendigen Fähigkeiten im Bereich der Planung, Zuweisung und Ausführung von Aufgaben. Darüber hinaus muss ein Projektmanager in einem Übersetzungsbüro mindestens zwei Fremdsprachen beherrschen (vorzugsweise die Sprachkombination, in denen die meisten Aufträge von Kunden eingehen).
Außerdem müssen sie CAT-Tools und andere Systeme beherrschen, die die Arbeit der Übersetzer erleichtern. Ein Projektmanager in einem Übersetzungsbüro muss außerdem mit den Arbeitsoptimierungs-Tools vertraut sein und Übersetzungsmanagement-Systeme (TMS) einsetzen können.
Was wird noch von einem guten Projektmanager in der Übersetzungsbranche erwartet? Wer sich für diese Stelle bewirbt, sollte hervorragende Fähigkeiten in den Bereichen Budgetplanung und Management mitbringen. Sie müssen auch problemlos mit den Mitarbeitern der Agentur und den kooperierenden Übersetzern kommunizieren können. Außerdem muss der Projektmanager auf Details achten und in der Lage sein, Ungereimtheiten oder Fehler aufzudecken.
Die Aufgaben des Projektmanagers – wie ihre Arbeit erleichtert wird
Die Arbeit des Projektmanagers in einem Übersetzungsbüro ist mit einer Reihe von Aufgaben verbunden. Sie müssen nicht nur mit potentiellen Kunden zusammenarbeiten, deren Anfragen bearbeiten und die Projektabwicklung überwachen, sondern auch Dokumente für die Übersetzung vorbereiten und Mitarbeiter suchen. Der Projektmanager hat die Aufgabe, die ausgewählten Freelancer oder Mitarbeiter mit den Übersetzungen zu beauftragen, sie in jeder Phase der Übersetzung zu unterstützen und ihre Arbeit zu überprüfen. Letztendlich ist es der Projektmanager und nicht der Übersetzer, der die Verantwortung für die Lieferung der ideal ausgeführten Übersetzung an den Kunden trägt. Wie kann man die Arbeit der Projektmanager verbessern, um den Kunden noch bessere Übersetzungen zu übermitteln und das noch dazu immer pünktlich?
Derzeit verwenden die größeren Übersetzungsbüros praktische TMS-Systeme, wie z.B. Space TMS. Mit einem Übersetzungsmanagement-Tool wird ein Teil des Arbeitsprozesses des Projektmanagers automatisiert. Die für das Projekt verantwortliche Person muss nicht mehr manuell nach Übersetzern suchen und diese einem bestimmten Auftrag zuordnen – das übernimmt das automatische System. Gleiches gilt für die Vorbereitung der Dokumente für die Übersetzung. Eine TMS-Anwendung “extrahiert” aus dem Dokument den zu übersetzenden Text und konvertiert ihn in ein geeignetes Format. Und wenn die fertige Übersetzung schließlich an den Kunden geliefert wird, erstellt das System automatisch die Rechnung. Die Arbeit eines Projektmanagers in einem Übersetzungsbüro mit TMS-System konzentriert sich vor allem darauf, das Team zu motivieren, den Kontakt mit den Kunden zu pflegen und das Image des Unternehmens aufzubauen. Ein moderner Projektmanager in einem Übersetzungsbüro konzentriert sich unter anderem auf die Analyse und Verwaltung von Daten. Der Projektmanager überprüft die Leistungsfähigkeit des TMS im Büro und ob die Übersetzer es effektiv nutzen.
