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Gestión eficaz de proyectos en una agencia de traducción. ¿Cómo hacerlo bien?

El trabajo de un director de proyectos suele ignorarse o subestirmarse. Después de todo, lo que realmente importa es el resultado final, es decir, la traducción perfecta. De todas formas, para poder preparar una traducción de buena calidad y enviar a tiempo los documentos al cliente, alguien de la oficina debe encargarse de ello.

Gestión de proyectos: ¿cómo hacerlo bien?

Las tareas de un jefe de proyecto incluyen la puesta en marcha del proyecto, su planificación y la selección de las personas adecuadas para trabajar en él. La persona que gestiona una orden debe asignar cada una de las tareas a los contratistas y controlar su trabajo. Es responsabilidad del gerente del proyecto motivar a todo el equipo para lograr el objetivo establecido, lo que en el caso de una agencia de traducción significa la entrega puntual de la traducción. Además, los gestores de proyectos deben contar tanto con habilidades duras relacionadas con la gestión del tiempo y la organización del trabajo como con blandas como la capacidad de negociación.

El Gestor de proyectos en el sector de la traducción

La persona responsable de la gestión de proyectos en una agencia de traducción necesita todas las habilidades relacionadas con la planificación, asignación y ejecución de las tareas. Además, el director de proyectos de una agencia de traducción debería conocer al menos dos idiomas extranjeros (preferiblemente los pares de idiomas en los que hay más encargos de los clientes). También deben ser capaces de utilizar herramientas TAO y otros sistemas que faciliten el trabajo de los traductores. Un gestor de proyectos de una agencia de traducción también debe estar familiarizado con herramientas de optimización del trabajo y ser capaz de utilizar sistemas de gestión de traducción (TMS).

¿Qué más se espera de un buen gestor de proyectos en el sector de la traducción? La persona que solicite este puesto debe mostrar excelentes habilidades de planificación y gestión de presupuestos. También deben ser capaces de mantener una comunicación fluida tanto con los empleados de la agencia como con los traductores con los que colaborar. Además, el gestor de proyecto debe cuidar todos los detalles y ser capaz de encontrar inconsistencias o errores.

Tareas del gestor de proyectos: cómo hacer su trabajo más fácilmente

Trabajar como gestor de proyectos en una agencia de traducción implica una serie de tareas. No sólo deben actuar en colaboración con los prospectos, atender sus consultas y supervisar la entrega de los proyectos, sino que también deben preparar documentos para su traducción y buscar colaboradores. El papel del gestor de proyectos es asignar las traducciones a los autónomos o empleados seleccionados, prestarles apoyo en cada etapa de la traducción y comprobar su trabajo. Después de todo, en última instancia, es el gestor de proyectos y no el traductor el responsable de entregar una traducción perfecta al cliente. ¿Cómo mejorar el trabajo de los gestores de proyectos para proporcionar a los clientes traducciones aún mejores y siempre a tiempo?

En la actualidad, las agencias de traducción de mayor tamaño utilizan cómodos sistemas TMS, como Space TMS. Con la herramienta de gestión de traducción, parte del trabajo del gestor de proyectos se automatiza. El responsable del proyecto ya no tiene que buscar manualmente a los traductores y asignarlos a un determinado encargo, el sistema lo hace automáticamente. Lo mismo ocurre con la preparación de los documentos a traducir. La aplicación TMS “extrae” del documento el texto que hay que traducir y lo convierte a un formato adecuado. Y cuando la traducción ya lista se entrega finalmente al cliente, el sistema genera automáticamente la factura. El trabajo de un gestor de proyectos en una agencia de traducción que utiliza un sistema TMS consiste sobre todo en motivar al equipo, establecer contactos con los clientes y construir la imagen de la empresa. Un moderno gestor de proyectos en una agencia de traducción se centra, entre otras cosas, en el análisis y la gestión de los datos. El gestor de proyectos comprueba el rendimiento del TMS en la agencia y si los traductores lo utilizan eficazmente.