Efektywne zarządzanie projektami w biurze tłumaczeń. Jak robić to dobrze?
Praca osoby zarządzającej tłumaczeniami bywa lekceważona i niedoceniana. Liczy się przecież efekt końcowy, a tym jest idealnie przygotowane tłumaczenie. Żeby jednak mógł powstać wierny przekład tekstu, a dokumenty trafiły do klienta o czasie, ktoś w biurze tłumaczeń musi o to zadbać.
Zarządzanie projektami — jak robić to dobrze?
Do zadań project managera należy zainicjowanie projektu, jego zaplanowanie i wybranie odpowiednich osób do pracy nad projektem. Osoba zarządzająca zleceniem musi przypisać poszczególne zadania do wykonawców i skontrolować ich pracę. Project manager ma za zadanie zmotywować cały zespół do osiągnięcia zamierzonego celu, czyli w przypadku biura tłumaczeń – do terminowego dostarczenia tłumaczenia. Dodatkowo musi posiadać nie tylko twarde umiejętności związane z zarządzaniem czasem i organizacją pracy, ale również umiejętności miękkie, takie jak np. zdolności negocjacyjne.
Project manager w branży tłumaczeniowej
Osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektami w biurze tłumaczeń potrzebuje wszystkich umiejętności związanych z planowaniem, przydzielaniem i egzekwowaniem zadań. Oprócz tego zatrudniony na stanowisku project managera w branży tłumaczeniowej musi znać przynajmniej 2 języki obce (najlepiej takie pary językowe, które najczęściej tłumaczone są dla klientów). Musi również umieć posługiwać się narzędziami CAT i innymi systemami ułatwiającymi pracę tłumaczy. Project manager w biurze tłumaczeń powinien też znać narzędzia do optymalizowania pracy i korzystać z systemów do zarządzania tłumaczeniami (TMS).
Czego jeszcze oczekuje się od dobrego project managera w branży tłumaczeniowej? Osoba aplikująca na to stanowisko powinna wykazać się doskonałymi umiejętnościami planowania i zarządzania budżetem. Musi również bez problemu komunikować się z pracownikami i z tłumaczami współpracującymi z biurem. Wymaga się od niej także dużego przywiązania do szczegółów i umiejętności wyszukiwania nieścisłości i odnajdywania błędów.
Zadania project managera – jak można ułatwić jego pracę
Praca na stanowisku project managera w biurze tłumaczeń jest różnorodna. Musi nie tylko nawiązywać współpracę z potencjalnymi klientami, obsługiwać ich zapytania i nadzorować przebieg projektu, ale też przygotowywać dokumenty do tłumaczenia i poszukiwać współpracowników. Rolą project managera jest przypisywanie tłumaczeń do wybranych freelancerów lub pracowników, wspomaganie ich na każdym etapie tłumaczenia i sprawdzanie ich pracy. Ostatecznie to project manager, a nie pojedynczy tłumacz odpowiada za dostarczenie klientowi perfekcyjnie przetłumaczonego zlecenia. Jak można usprawnić pracę project managera, tak żeby przekazywać klientom jeszcze lepsze tłumaczenia zawsze w terminie?
Obecnie większe biura tłumaczeń korzystają z wygodnych systemów TMS, takich jak np. Space TMS. Dzięki narzędziu do zarządzania tłumaczeniami część pracy project managera zostaje zautomatyzowana. Osoba odpowiedzialna za projekt nie musi już np. wyszukiwać samodzielnie tłumaczy i przypisywać ich do zlecenia – system zrobi to automatycznie. Tak samo wygląda kwestia przygotowania dokumentów do tłumaczenia. To aplikacja TMS „wyciągnie” z dokumentu tekst, który wymaga przetłumaczenia i przekonwertuje go do wygodnego formatu. A kiedy gotowe tłumaczenie trafi już do klienta, system sam wygeneruje fakturę. Praca project managera w biurze tłumaczeń korzystającym z systemu TMS polega przede wszystkim na motywowaniu zespołu do pracy, nawiązywaniu kontaktów z klientami i budowaniu wizerunku firmy. Nowoczesny project manager w biurze tłumaczeń skupia się w swojej pracy m.in. na analizowaniu i zarządzaniu danymi. Project manager sprawdza, jak w biurze działa system TMS i czy tłumacze wykorzystują go jak najefektywniej.
